ネットショップの1日の業務の流れ【個人店用】

こんにちは。
近年はどんなに小さなお店でも、たった一人でもインターネットショップを開けるようになりました。
これからやってみたいという方に向けて、インターネットショップ (オンラインショップ)の1日の業務の流れを説明してみたいと思います。

この記事はこんな人におすすめ
・ネットショップを立ち上げたい。
・ネットショップはどんな流れで運営するのか知りたい。

まずご了承いただきたいのは、この記事は私個人が数店オンラインショップを立ち上げ、実際に運営してきた経験上に基づくものです。
あくまでネット上の情報の一例にすぎませんので、参考程度に見ていただければ助かります。
この記事をネット上にあふれた情報のひとかけらとし、ぜひネットショップを円滑に運営できるきっかけになっていただければと願っています。

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インターネットショッピング運営の1日の流れ

個人・小規模商店の例

1. メールチェック
2. 問い合わせチェック → 返信
3. 注文確認 → 必要ならばありがとうメール
4. 注文伝票印刷
5. 発送ラベル印刷
6. 注文を梱包
7. 在庫管理
8. 発送通知送信
9. 完了

1. メールチェック

1日で最も頭が働いている時間にメールをチェックするのは賛否あるかと思いますが、ネットショップ運営においてのメールチェックには以下のような重要な要素があります。

・注文がどれくらい来ているか確認できる。
・お客様からのお問い合わせ。
・返品・交換・不具合の連絡。
・運営に関わる業務連絡の確認。
・取引先との連絡。

この中で特に重要なのはお客様との連絡です。
多くのお客様はより迅速な返事や対応を求めています。
朝いちばんに取り急ぎでも返事をすることで信頼度・好感度が上がります。
そして一日のうちで最も活力にあふれている時間帯の方が、ネガティブな案件も乗り越えられる力があります。

2. 問い合わせチェック → 返信

問い合わせチェックはヤフーショッピングや楽天、Amazonなどに備わったシステム上のお問い合わせです。
ここに投稿される問い合わせは、商品についての質問や在庫の確認などが多い印象です。
中には1日の業務を覆すほどの大量注文の依頼や、在庫の確保などもありますので、早めに確認することをすすめています。

3. 注文確認 → 必要ならばありがとうメール

メール関連ばかりで申し訳ありません。
ヤフーショッピングや楽天のように注文確認の自動返信の後に、改めてショップから「注文受諾しましたよ。ありがとう。」的なメール (この記事ではありがとうメールと書きます。)を送信しなければならないオンラインショッピングモールがあります。

以前私はこのありがとうメールを3時間ほど送り忘れてしまったことがあり、お客様から「お礼メールが来ない。」とだけ苦情をいただきました。

たかがメールではありますが、オンラインショッピングにおいてはお客様と言葉を交わせる大切な手段です。
特に日本のお客様に対しては、「あらゆる気遣い」と当時に「簡潔さ」をメールに乗せて届けることが大切です。

※Amazonは注文が来た後は一切連絡をする必要が無く、発送後に伝票番号だけ打って通知できるシステムです。お客様もそのことを認知しているので非常にやりやすいECですね。

4. 注文伝票印刷

さて、ようやく注文管理に取り掛かります。
注文伝票を紙ベースで印刷します。
私は画面上のみの確認に自信がないため、帳票を印刷しています。

帳票を並べてみると、カテゴリーごと、商品の梱包のしやすさごとなど、くくりができますので、効率化を図ることができます。

5. 発送ラベル印刷

注文を確認しながら一緒に運送会社の発送伝票も発行してしまいます。
すべて梱包が終わった後に行うと、この箱が誰ので、中身が何なのかわからなくなったりするからです。

梱包後にすぐペタリすれば、一人一人丁寧に確実に処理できます。

6. 注文を梱包

いよいよ梱包です。
梱包の方法はお店ごとにことなるかと思いますので割愛します。

梱包で最低限気を付けなければならないこと

・商品を間違えないこと。
・配送時に壊れないこと。

この2点だけでもクリアしましょう。

7. 在庫管理

在庫管理は発送したものの商品の在庫数量を管理することです。
会社やお店によって在庫管理の方法はさまざまだと思いますが、オンラインショップはシステム化されていますので、在庫もそれに準じてシステム化できると楽ですね。

この注文はAの商品が3個売れたから、ショッピングのシステム上の在庫は自動的に-3個になります。
棚卸などの簡略化のために、手持ちの在庫表などもその都度3個売れたという記録または在庫調整を行います。

注文ごとに行っても、すべて梱包・発送業務が完了した後でもどちらでもOKです。

8. 発送通知送信

梱包が終わったらいよいよ発送です。
多くは運送会社の方が集荷に来てくれるかと思います。
しかし夕方遅くの集荷だった場合、先に発送通知してしまうか集荷後まで発送通知しないかどうかはお店次第。

発送準備していてもそのタイミングで「やっぱりやめます。」という連絡が入ることもあります。
その場合は無条件で注文はキャンセルとなりますが、梱包した手間と梱包材は無駄となってしまうので、お店によってはごろあいを見て発送通知を行っているところもあるようです。

9. 完了

発送業務が完了したら業務はおしまいです。

あとは在庫整理や最終メールチェックなどを行えば完璧ですね。